Gestión de Activos Fijos
¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos es el proceso de planificación, organización y control en la adquisición, registro, uso, mantenimiento y disposición de activos dentro de la empresa.
Los activos fijos son bienes propiedad de una empresa, que tienen valor y son destinados a dar soporte o participar directamente en la generación de productos y/o servicios que ofrece la compañía. Estos bienes no se destinan a la venta y tienen una vida útil de al menos un año. Pueden ser activos como edificios, equipos, muebles y enseres, maquinaria, vehículos entre otros.
El objetivo de la gestión de activos es maximizar el valor de los activos de una organización al garantizar su uso eficiente y eficaz.
Esto se puede lograr mediante:
- Adquisición y/o remplazo de activos conforme las necesidades de la empresa.
- Identificación de activos y asignación de custodios y ubicaciones.
- Uso efectivo de los activos.
- Mantenimiento de activos para asegurar que se mantengan en buenas condiciones.
- Control periódico para identificar pérdidas y estado de conservación de los activos.
- Disposición de activos cuando ya no son necesarios.
La importancia de la gestión de activos
La gestión de activos es importante por varias razones. Primero, puede contribuir a mejorar el desempeño financiero de una organización, al garantizar la utilización de los activos de manera eficiente, las organizaciones pueden ahorrar dinero en costos operativos.
En segundo lugar, la gestión de activos puede ayudar a reducir el riesgo, mediante el mantenimiento adecuado de los activos, las organizaciones pueden minimizar el riesgo de fallas en los equipos u otras interrupciones que podrían ocasionar complicaciones en los procesos productivos.
En tercer lugar, la gestión de activos puede ayudar a mejorar la sostenibilidad ambiental de una organización, al realizar una disposición responsable de los activos, las organizaciones pueden contribuir a la reducción de su impacto ambiental.
En cuarto lugar, la gestión de activos desempeña un papel fundamental en la toma de decisiones estratégicas. Los gerentes y administradores pueden acceder a información actualizada de su inversión en activos fijos incluyendo detalles sobre el estado, vida útil, valores y costos y gastos de mantenimiento. Esta información proporciona una visión clara de los activos y ayuda a identificar necesidades actuales y futuras en términos de adquisiciones, actualizaciones, inversiones o ventas, permitiendo tomar decisiones estratégicas informadas y alineadas a los objetivos de la organización.
Los desafíos de la gestión de activos
Existen una serie de desafíos asociados con la gestión de activos. Un desafío es que los costos de adquirir y mantener los activos pueden ser significativos. Otro desafío es que los activos pueden ser difíciles de rastrear y administrar. Además, dependiendo del tamaño de la organización, la cantidad de bienes y las políticas establecidas, la gestión de activos puede volverse un desafío complejo que requiera la creación de un equipo dedicado a su administración, cuidado o baja, así como la coordinación con diversas áreas o partes involucradas en los procesos de compra, asignación, instalación o puesta en marcha de los mismos. Finalmente, aunque se espera que el cuidado de los activos sea una responsabilidad compartida por todos los miembros de la organización se ha observado que en algunos casos los empleados no muestran el suficiente interés o preocupación por el adecuado mantenimiento de estos bienes.
El futuro de la gestión de activos
Es probable que el futuro de la gestión de activos se caracterice por una serie de tendencias, que incluyen:
- El creciente uso de la tecnología para gestionar activos, por ejemplo, tecnologías RFID.
- Espacios compartidos de trabajo (coworking).
- Modalidades de trabajo (presencial, teletrabajo o mixto).
- La creciente importancia de la sostenibilidad de los activos.
- El creciente enfoque en la gestión de riesgos.
Estas tendencias requerirán que las empresas adapten sus prácticas para seguir siendo competitivos. Sin embargo, es probable que los beneficios de la gestión de activos sigan superando los desafíos, lo que hace que la gestión de activos sea una función esencial para organizaciones de todos los tamaños.
Recomendaciones para una eficiente gestión de activos
- Establecer políticas de activación y gestión de activos. Estas políticas deben definir montos mínimos (valor de compra) para la activación de los bienes, tomando en cuenta el tipo y tamaño de la organización; así como directrices en cuanto a vida útil, uso y procesos y/o procedimientos que se utilizarán para la gestión de activos internamente.
- Crear y mantener actualizado un inventario de activos. Este inventario debe enumerar todos los activos de la organización, debiendo contener al menos: descripción del activo, modelo, marca, tipo, número de serie, ubicación, condición, fecha y valor de compra.
- Identificar los activos. Colocar una etiqueta con código a cada activo (se recomienda un código numérico secuencial) para identificarlo plenamente en futuras constataciones físicas. Además, se recomienda colocar las etiquetas en lugares que no sean directamente visibles, tanto para no perder la estética de los activos, así como para evitar el retiro de la misma de forma deliberada o malintencionada.
- Identificar los bienes como unidades funcionales. Esto significa que un activo fijo no puede consistir en partes o piezas individuales, sino que debe ser capaz de funcionar de manera independiente, es decir un activo fijo debe ser una entidad completa y autónoma en sí misma.
- Asignar custodios. Puede ser la persona que usa directamente el activo o el responsable del área donde se encuentra el activo, a fin de garantizar el buen uso del activo y contar con una notificación oportuna frente a daños, pérdida o cualquier novedad presente en el activo.
- Mantener los bienes en buen estado. Establecer planes de mantenimiento y contar con bitácoras históricas, esto ayudará a prolongar la vida útil de los activos, conocer qué repuestos fueron cambiados, evitar paralizaciones para realizar mantenimientos correctivos y reducir la necesidad de reemplazos.
- Realizar conciliaciones periódicas. Realizar una conciliación de activos al menos una vez cada dos años (cruce de una constatación física de activos versus registros en libro contable), tanto para conservar y fomentar la organización dentro de la empresa, tener conciencia del estado de todos los activos dentro de ella, e identificar faltantes o sobrantes.
- Depurar el libro contable de la empresa. Corregir registros contables que no brindan información para identificar plenamente a qué activos corresponden, así como dar de baja de la contabilidad de la empresa activos con valor cero (0), dañados, perdidos o destruidos anteriormente. Los activos fijos deber registrarse como bienes funcionales, es importante evitar el registro por transacción.
- Utilizar la tecnología para gestionar los activos. Hay una serie de aplicaciones de software que se pueden usar para rastrear y administrar activos y conocer la trazabilidad de los mismos.
- Hacer de la gestión de activos una prioridad. Esto ayudará a sacar el máximo provecho de los activos de la empresa y alcanzar los objetivos comerciales.
Conclusiones
La gestión de activos es un proceso complejo y desafiante, sin embargo, es fundamental y estratégico para las empresas ya que el planificar, organizar y controlar cuidadosamente sus activos, las organizaciones pueden mejorar su desempeño financiero, optimizar los costos operativos, maximizar el rendimiento de la inversión, reducir el riesgo y mejorar su sostenibilidad ambiental. A medida que el mundo se vuelve cada vez más interconectado y complejo, la gestión de los activos adquiere una mayor relevancia, ya que, en un entorno cambiante de constantes desafíos, se requiere una administración más cuidadosa, ordenada y que se adapte a los cambios del entorno de manera proactiva.
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